De top 10 meest voorkomende vergaderirritaties

Regardz nieuws

Iedereen kent het wel, je zit in een (lange) vergadering en er zijn bepaalde irritaties die collega’s bij je opwekken. Wat blijkt: dit zijn bij heel veel mensen dezelfde irritaties. Wij hebben de top 10 meest voorkomende vergaderirritaties voor je op een rijtje gezet.

1. Besluiteloosheid
Gaan we het daar nu wéér over hebben? Vergaderingen waarbij alleen punten besproken worden en geen beslissingen worden genomen is een van de grootste irritatiepunten. Vergaderen om het vergaderen. Vaak wordt er eindeloos ingegaan op details en de hoofdzaken uit het oog verloren.

2. Onvoorbereide deelnemersvergaderirritaties
Deelnemers die de van tevoren de geleverde stukken niet hebben gelezen (terwijl dit wel de bedoeling was) en hier vervolgens allemaal vragen over gaan stellen. Erg irritant voor de wel goed voorbereide deelnemers.

3. Geen agenda
Een vergadering zonder agenda is gedoemd te mislukken. Aangezien de deelnemers zich niet kunnen voorbereiden op de onderwerpen die besproken gaan worden, is de kans groot dat de vergadering niet efficiënt verloopt. Elk agenda punt moet een doel hebben en een tijdslimiet, maar daarover in onze volgende blog over efficiënt vergaderen meer!

4. Te laat binnenkomen en vragen: ‘Heb ik iets gemist?’
Je hebt ze er altijd tussen zitten; laatkomers. Het kan voorkomen dat door onverwachte omstandigheden iemand te laat binnen komt. Maar als diegene dit doet met veel bombarie en vervolgens dwars door de vergadering heen vraagt; is er nog iets wat ik gemist heb? Is dit vaak een groot irritatiepunt. Zo heeft iedereen er last van. De laatkomer kan beter even naast de notulist gaan zitten en de besproken punten doorlezen.

5. Geen notulist van tevoren afgesproken
Iedereen zit klaar om te beginnen met de vergadering. De voorzitter trapt de bijeenkomst af en bedenkt zich dan opeens dat er van tevoren geen notulist is afgesproken. Dan komt de vraag; wie wil zich opwerpen als vrijwilliger om deze keer notulist te zijn? De kans is groot dat dit tot een vervelende stilte leidt en uiteindelijk de stagiair wordt aangewezen.

6. Privé verhalen vertellen
Hoe was je weekend? Zijn de kinderen nog ziek? Hoe is het met je verhuizing? Een kleine chitchat aan het begin van de vergadering kan nooit kwaad, dit om eventjes in te komen en aan elkaar wennen. Maar als dit te lang door blijft gaan of tijdens de vergadering elke keer terug blijft komen, blijkt dit een groot irritatiepunt te zijn bij de mensen die niet de behoefte voelen om hun privé verhalen te delen.

7. Faciliteiten zijn slecht geregeld; geen koffie aanwezig, slecht klimaat, oncomfortabele stoelen, stoffige zaal etc.)
Als je niet lekker zit en er is geen koffie aanwezig dan weet je al dat het een zware vergadering gaat worden. Het is daarom van groot belang dat deze faciliteiten van tevoren allemaal goed geregeld zijn. Wij raden aan om de organisatie van bijeenkomsten uit te besteden. Onze Meeting Experts weten precies wat nodig is voor een geslaagde bijeenkomst.

8. Oma vergeten thuis te laten
Hiermee bedoelen we natuurlijk niet je echte oma, maar je Oordeel, Mening en Advies. Als je bij het aanhoren van een probleem oma thuislaat ben je beter in staat om met een open houding te luisteren. Hiermee kunnen vraagstukken tijdens een vergadering meestal sneller en makkelijker opgelost worden, omdat de kern van het probleem sneller naar buiten komt als oma binnen blijft.

9. In eigen woorden hetzelfde vertellen als de persoon daarvoor, gewoon praten om het praten dus
Mensen die weinig met het onderwerp te maken hebben kunnen beter hun mond houden dan anderen na te praten. Het blijkt dat herhalen irritanter is dan stil zijn.

10. Van het onderwerp afwijken en vrij gaan associëren
Er is wel een duidelijke agenda van tevoren gemaakt, maar tijdens de vergadering wordt hier compleet vanaf geweken. Het lijkt wel alsof je in een brainstormsessie terecht bent gekomen.

Komen deze irritaties je bekend voor? Geen zorgen, iedereen heeft er weleens last van! Om vergaderirritaties te voorkomen is het van belang dat een vergadering zo efficiënt mogelijk verloopt. Lees in onze volgende blog alles over efficiënt vergaderen!