5 tips voor een effectieve vergadering

Regardz nieuws

Om ervoor te zorgen dat je vergadering effectief verloopt, geven wij 5 tips! 

1. Doel en resultaat vaststellen en de onderwerpen die daarbij horen
Stel tijdens het inplannen van de vergadering het onderwerp en het uiteindelijke doel vast. Laat dit ook aan alle genodigden weten, dit maakt de kans groter dat de stukken gelezen worden. Daarnaast is het handig om voor jezelf het gewenste resultaat vast te stellen en dit vooraf aan de vergadering te delen met de groep.

2. Duidelijke agendaeffectief-vergaderen
Maak een duidelijke agenda voorafgaand aan de vergadering. Zorg ervoor dat alle aanwezigen deze van tevoren ontvangen en vraag ze zich hierop voor te bereiden. Op deze manier voorkom je onduidelijkheden en is er vaak maar een kleine introductie nodig voorafgaand aan elk onderwerp. Koppel daarnaast aan elke agendapunt een tijdslimiet, zo voorkom je dat over sommige punten eindeloos gediscussieerd wordt.

3. Goede rolverdeling
Spreek van tevoren af wie de voorzitter en wie de notulist is. Hierbij is het ook van belang dat de voorzitter ook echt kwaliteiten van een goede voorzitter bezit, zoals doelgerichtheid, het vermogen de meningen van anderen samen te vatten en besluitvaardigheid. Ook de notulist heeft bepaalde specifieke kwaliteiten, zoals zorgvuldigheid en alertheid.

4. Pak je verantwoordelijkheid
Zorg dat er bij elk agendapunt duidelijk is, wie wat doet. Stel actiepunten op. Als iedereen voor een actiepunt zijn of haar verantwoordelijkheid pakt, worden de acties sneller gerealiseerd of wordt duidelijk wie dit heeft laten liggen. Of geen verantwoordelijkheid neemt.
Als je alle actiepunten bij een persoon legt, is deze vaak niet in staat dit goed uit te voeren. Maak daarom een verdeling en schroom niet om je verantwoordelijkheid te nemen. Je zult zien dat als je een actiepunt tot een goed einde brengt dit voldoening geeft.

5. Hou het kort en bondig, laat details voor wat ze zijn
De kunst van het vergaderen is om het kort en bondig te houden. Bij belangrijke kwesties waar iedereen een mening over heeft, is het van belang om de discussie goed te leiden op een manier die recht doet aan ieders mening en dit kort en bondig samenvatten.

Naast deze 5 tips werkt het ook altijd goed om buiten de deur te vergaderen! Kies voor een inspirerende locatie aan het water, een museum of een schitterend landgoed. Je zult zien dat de nieuwe omgeving inspirerend werkt!

https://www.onemeeting.com/5-tips-voor-een-effectieve-vergadering/